SaaS-Kosten im Griff behalten
Der Kontext
Sophie ist Finanzdirektorin bei MediaPlus, einer Agentur mit 60 Mitarbeitern. Bei der Vorbereitung des jährlichen Budgets stellt sie fest, dass die SaaS-Abonnements innerhalb eines Jahres um 40 % gestiegen sind. Sie möchte genau wissen, wie viel jedes Tool kostet, wer es nutzt und wo Einsparungen möglich sind.
Das Problem ohne SmartLink
- Die SaaS-Rechnungen sind auf mehrere Dienste und Kreditkarten verteilt
- Niemand weiß, wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt werden
- Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben, haben immer noch aktive (und berechnete) Konten
- Jeder Teamleiter abonniert Tools ohne globale Sichtbarkeit
Ergebnis: Tausende von Euro werden jeden Monat für ungenutzte oder überflüssige Lizenzen ausgegeben.
Mit SmartLink
Schritt 1 — Informationen zentralisieren
Sophie greift auf das Kosten-Dashboard in SmartLink zu. Alle referenzierten Anwendungen sind dort mit ihren Lizenzkosten und der Anzahl der zugewiesenen Benutzer aufgeführt.
Schritt 2 — Einsparungspotenziale identifizieren
Das Dashboard zeigt, dass:
- 8 Figma-Lizenzen zugewiesen sind, aber nur 3 Personen sie regelmäßig nutzen
- Für den gleichen Bedarf werden 2 verschiedene Videokonferenz-Tools verwendet
- 4 Konten sind noch aktiv für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben
Schritt 3 — Handeln
Sophie deaktiviert ungenutzte Konten, reduziert die Anzahl der Figma-Lizenzen und konsolidiert die Videokonferenz-Tools zu einer einzigen Lösung. Das alles mit nur wenigen Klicks in SmartLink.
Schritt 4 — Zeitnah überwachen
Jeden Monat überprüft Sophie das Dashboard, um die Kostenentwicklung zu verfolgen und sicherzustellen, dass keine Abweichungen auftreten.
Auswirkungen
| Ohne SmartLink | Mit SmartLink |
|---|---|
| Verstreute und undurchsichtige Rechnungen | Zentrale Ansicht der Kosten pro Anwendung |
| Nicht erkannte Phantomlizenzen | Identifizierung ungenutzter Lizenzen |
| Ungefähres SaaS-Budget | Präzise Überwachung und Historie der Ausgaben |
| Keine Optimierung möglich | Konkrete Einsparungsempfehlungen |
Verwendete Funktionen
- 💰 Kostenmanagement — Überwachung und Schätzung der SaaS-Ausgaben
- 📊 Dashboard — Überblick über Benutzer und Anwendungen
- 📋 Lizenzverwaltung — Lizenzverfolgung pro Anwendung