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Maîtriser les coûts SaaS

Le contexte​

Sophie est directrice financière chez MediaPlus, une agence de 60 personnes. En préparant le budget annuel, elle réalise que les abonnements SaaS ont explosé de 40 % en un an. Elle veut savoir exactement combien chaque outil coûte, qui l'utilise, et où se trouvent les économies possibles.

  • Les factures SaaS sont réparties entre plusieurs services et cartes bancaires
  • Personne ne sait combien de licences sont réellement utilisées
  • Des collaborateurs partis ont encore des comptes actifs (et facturés)
  • Chaque responsable d'équipe souscrit des outils sans visibilité globale

Résultat : des milliers d'euros dépensés chaque mois en licences inutilisées ou redondantes.

Étape 1 — Centraliser les informations​

Sophie accède au tableau de bord des coûts dans SmartLink. Toutes les applications référencées y sont listées avec leur coût par licence et le nombre d'utilisateurs assignés.

Étape 2 — Identifier les économies​

Le tableau de bord révèle que :

  • 8 licences Figma sont attribuées, mais seulement 3 personnes l'utilisent régulièrement
  • 2 outils de visioconférence différents sont utilisés pour le même besoin
  • 4 comptes sont encore actifs pour des collaborateurs ayant quitté l'entreprise

Étape 3 — Agir​

Sophie désactive les comptes inutilisés, réduit le nombre de licences Figma, et consolide les outils de visioconférence sur une seule solution. Le tout en quelques clics depuis SmartLink.

Étape 4 — Suivre dans le temps​

Chaque mois, Sophie consulte le tableau de bord pour suivre l'évolution des coûts et s'assurer qu'aucune dérive ne se reproduit.

Ce que ça change​

Sans SmartLinkAvec SmartLink
Factures dispersées et opaquesVue centralisée des coûts par application
Licences fantômes non détectéesIdentification des licences inutilisées
Budget SaaS approximatifSuivi précis et historique des dépenses
Aucune optimisation possibleRecommandations d'économies concrètes

Fonctionnalités utilisées​