掌控SaaS成本
背景
Sophie是MediaPlus的财务总监，这是一家有60名员工的机构。在准备年度预算时，她发现SaaS订阅费用一年内激增了40%。她想要准确知道每个工具的花费、使用者是谁，以及有哪些可以节省的地方。
没有SmartLink时的问题
- SaaS发票分散在多个部门和银行卡之间
- 没有人清楚实际用了多少许可证
- 已离职员工的账户依然处于激活（并被收费）状态
- 各团队负责人各自订购工具，缺乏全局可见性
结果：每月花费数千欧元在未使用或重复的许可证上。
使用SmartLink
第一步 — 信息集中管理
Sophie登录SmartLink的成本看板。所有登记的应用都被列出，显示每个许可证的费用和分配的用户数量。
第二步 — 识别节省空间
看板显示：
- 8个Figma许可证被分配，但只有3人经常使用
- 2个不同的视频会议工具被用于同一需求
- 4个账户仍为已离职员工处于激活状态
第三步 — 采取行动
Sophie停用未使用的账户，减少Figma许可证数量，并将视频会议工具整合为一个解决方案。所有操作都可在SmartLink上几次点击完成。
第四步 — 持续跟踪
每月，Sophie都会查看看板，跟踪成本变化，确保不会再次出现异常支出。
改变了什么
| 没有SmartLink | 使用SmartLink |
|---|---|
| 发票分散且不透明 | 按应用集中展示成本 |
| 未发现的“幽灵”许可证 | 识别未使用的许可证 |
| SaaS预算估算不准 | 精准追踪和历史支出记录 |
| 无法优化 | 提供具体节省建议 |