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掌控SaaS成本

背景

Sophie是MediaPlus的财务总监,这是一家有60名员工的机构。在准备年度预算时,她发现SaaS订阅费用一年内激增了40%。她想要准确知道每个工具的花费、使用者是谁,以及有哪些可以节省的地方。

没有SmartLink时的问题

  • SaaS发票分散在多个部门和银行卡之间
  • 没有人清楚实际用了多少许可证
  • 已离职员工的账户依然处于激活(并被收费)状态
  • 各团队负责人各自订购工具,缺乏全局可见性

结果:每月花费数千欧元在未使用或重复的许可证上。

第一步 — 信息集中管理

Sophie登录SmartLink的成本看板。所有登记的应用都被列出,显示每个许可证的费用和分配的用户数量。

第二步 — 识别节省空间

看板显示:

  • 8个Figma许可证被分配,但只有3人经常使用
  • 2个不同的视频会议工具被用于同一需求
  • 4个账户仍为已离职员工处于激活状态

第三步 — 采取行动

Sophie停用未使用的账户,减少Figma许可证数量,并将视频会议工具整合为一个解决方案。所有操作都可在SmartLink上几次点击完成。

第四步 — 持续跟踪

每月,Sophie都会查看看板,跟踪成本变化,确保不会再次出现异常支出。

改变了什么

没有SmartLink使用SmartLink
发票分散且不透明按应用集中展示成本
未发现的“幽灵”许可证识别未使用的许可证
SaaS预算估算不准精准追踪和历史支出记录
无法优化提供具体节省建议

使用的功能