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Konfiguration

Erfassung der Mitarbeiter durch den Administrator​

Der Administrator führt eine umfassende Erfassung aller Mitarbeiter durch. Jeder Mitarbeiter kann wie folgt identifiziert werden:

  • Nachname
  • Vorname
  • Geschäftliche E-Mail
  • Geschäftliche Telefonnummer (optional)
  • Gruppen (optional, durch Kommas getrennt). Gruppen sind nützlich für die Verwaltung von Zugriffen. Typischerweise können Gruppen wie Marketing, Buchhaltung, Vertrieb, Management, Personalwesen usw. sich Ressourcen teilen.
Tipp

Der Begriff "Gruppe" ist sehr flexibel. Für bestimmte Aktivitäten wie Kommunikationsunternehmen, die im Namen ihrer Kunden tätig sind, kann man sich vorstellen, dass für jeden Kunden eine Gruppe erstellt wird, um LinkedIn-, Facebook- und andere soziale Netzwerke mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern zu teilen.

Ein Beispiel für eine Datei ist wie folgt

Nachname;Vorname;E-Mail;Telefon;Gruppen
Martin;Pierre;p.martin@example.com;0123456789;Vertrieb
Dubois;Marie;m.dubois@example.com;9876543210;Marketing,Personalwesen
Lefevre;Jean;j.lefevre@example.com;;Buchhaltung
Durand;Sophie;sophie.durand@example.com;1234567890;Management
Petit;Paul;p.petit@example.com;;Vertrieb,Personalwesen
Thomas;Anne;anne.thomas@example.com;2345678901;Buchhaltung
Robert;Julie;julie.robert@example.com;3456789012;Vertrieb
Richard;Philippe;philippe.richard@example.com;4567890123;Marketing
Moreau;Isabelle;i.moreau@example.com;;Buchhaltung
Simon;Christophe;ch.simon@example.com;5678901234;Personalwesen
Lefevre;Catherine;c.lefevre@example.com;;Management
Leroy;Guillaume;guillaume.leroy@example.com;6789012345;Vertrieb
Garcia;Sylvie;s.garcia@example.com;;Marketing
Bonnet;Nicolas;nicolas.bonnet@example.com;7890123456;Personalwesen
Andre;Valérie;valerie.andre@example.com;8901234567;Buchhaltung,Management
Mercier;Marie;m.mercier@example.com;;Vertrieb
Dupuis;David;d.dupuis@example.com;9012345678;Personalwesen
Marchand;Caroline;caroline.marchand@example.com;0123456789;Buchhaltung
Dumas;Laure;l.dumas@example.com;;Marketing
Girard;Patrick;patrick.girard@example.com;9876543210;Management
Roux;Sylvain;sylvain.roux@example.com;2345678901;Vertrieb

Bestandsaufnahme der Anwendungen und Webdienste, die gesichert werden müssen​

Vor der Implementierung führt der Administrator eine sorgfältige Identifizierung der Anwendungen und Webdienste durch, die eine Sicherung über SmartLink erfordern. Dieser strategische Schritt gewährleistet, dass nur wesentliche und sensible Ressourcen in das System integriert werden. Typischerweise verwenden Mitarbeiter Lesezeichen in ihrem Browser und/oder ein Passwort-Manager. Sie können dem Administrator die verwendeten Anwendungen mit den folgenden Informationen mitteilen:

  • Name der Anwendung
  • URL, z.B. https://application.en.ligne.com)
  • ob sie sich mit einem Passwort anmelden. Falls ja, wird das Passwort innerhalb einer Gruppe geteilt oder für persönliche Zwecke verwendet. Geben Sie gegebenenfalls den Gruppennamen an.

Nach Abschluss der Bestandsaufnahme kann die konsolidierte Datei direkt in SmartLink integriert werden

Tipp

Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über Details wie Freigabe oder Gruppen, diese Einstellungen können direkt in SmartLink verfeinert werden.

Ein Beispiel für eine Datei ist wie folgt

Anwendung;URL;Passwort;Gruppe
Google Workspace;https://workspace.google.com;Ja;Management
Salesforce;https://www.salesforce.com;Ja;Vertrieb
Microsoft 365;https://www.office.com;Ja;Buchhaltung,Personalwesen
Slack;https://slack.com;Ja;Marketing,Personalwesen
JIRA;https://www.atlassian.com/software/jira;Ja;Entwicklung
Confluence;https://www.atlassian.com/software/confluence;Ja;Entwicklung
Zoom;https://zoom.us;Ja;Management, Vertrieb
Dropbox Business;https://www.dropbox.com/business;Ja;Marketing
GitHub;https://github.com;Ja;Entwicklung
LinkedIn;https://www.linkedin.com;Ja;Marketing
Facebook;https://www.facebook.com;Ja;Marketing
Twitter;https://twitter.com;Nein;
Instagram;https://www.instagram.com;Nein;
Trello;https://trello.com;Ja;Vertrieb
Asana;https://asana.com;Ja;Buchhaltung
Zendesk;https://www.zendesk.com;Ja;Kundensupport
WordPress;https://wordpress.com;Ja;Marketing
Google Analytics;https://analytics.google.com;Nein;
Stripe;https://stripe.com;Ja;Finanzen
Shopify;https://www.shopify.com;Ja;Vertrieb

Erstellung des Administrator-Accounts​

Nach Identifizierung der Anwendungen und Erfassung der Mitarbeiter erstellt der Administrator den Administrator-Account für SmartLink. Dieses zentralisierte Konto ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien und Zugriffen innerhalb des Unternehmens.

Information der Mitarbeiter​

Die Mitarbeiter werden proaktiv über die Integration von SmartLink und die daraus resultierenden Änderungen bezüglich des Zugriffs auf Anwendungen und Dienste informiert. Eine klare und detaillierte Kommunikation ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Störungen im täglichen Betrieb zu minimieren.

Für diesen Zweck haben wir

Liste der verfügbaren Ressourcen​

Abschließend wird eine vollständige Liste der über SmartLink verfügbaren Ressourcen erstellt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Diese Ressource erleichtert den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu gesicherten Anwendungen und stärkt die Transparenz innerhalb des Unternehmens.

Durch die Einhaltung dieses methodischen Prozesses kann das Unternehmen SmartLink effektiv integrieren, wodurch die Sicherheit seiner Daten gestärkt und die Verwaltung von Zugriffen und Benutzern optimiert wird.